2013. február 08.
A civil szervezetek képviselői pontosan tudják, hogy az adott üzleti év zárásaként beszámoló készítési kötelezettség terheli őket. Lényeges azonban hangsúlyozni, hogy a civil szervezeteknek a beszámolóikkal kapcsolatos kötelezettségük - azok elkészítésén és a jóváhagyásra jogosult szervvel való elfogadtatásán túl - az is, hogy azokat megküldjék az Országos Bírósági Hivatal (a továbbiakban: OBH) részére letétbe helyezés és közzététel céljából. Mindezen kötelezettséget az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (a továbbiakban Ectv.) 2.§ 6. pontja, valamint 30. § (1) bekezdése rögzíti.

Fontos kiemelni, hogy mindezen kötelezettség csupán a Magyarországon - bíróság által - nyilvántartásba vett civil szervezeteket terheli. Civil szervezetnek minősül ezen kötelezettség tekintetében az egyesület (ide nem értve a pártot), valamint az alapítvány. Egyesületi formában működhetnek például a szövetségek, szakszervezetek, sportegyesületek, alapcél szerint vallási tevékenységet végző egyesületek vagy a polgárőr szervezetek is.
Számos szervezet működik például valamely civil szervezet területi irodájaként/szervezeti egységeként. Ezen szervezetek jogi személyiséggel is rendelkezhetnek abban az esetben, ha bejegyzésük a nyilvántartást vezető bíróságon az "anyaszervezet" nyilvántartási adatai között megtörtént. A szervezeti egységeket azonban, függetlenül attól, hogy van-e önálló jogi személyiségük, nem terheli letétbe helyezési és közzétételi kötelezettség a beszámolóikkal kapcsolatosan, így azokat nem kell megküldeniük az OBH részére. Lényeges ugyanakkor, hogy az elkészített beszámolóikat a számviteli előírásoknak megfelelően ezen szervezeti egységek, illetőleg az „anyaszervezeteik” őrizni kötelesek."
A nyilvántartásba vett civil szervezeteknek a jóváhagyásra jogosult szerv által elfogadott beszámolóját minden esetben el kell küldenie eredetben vagy hitelesített másolatban az OBH részére. Azoknak a civil szervezeteknek, amelyek közhasznú tevékenységet folytatnak és egyben közhasznú szervezeti minősítéssel nyilvántartásba vételre is kerültek Magyarországon, az elfogadott beszámoló mellett annak közhasznúsági mellékletét is meg kell küldeniük. A közhasznú tevékenységet folytató és a cégnyilvántartásba Nonprofit Kft. formában bejegyzett gazdasági társaságok nem minősülnek civil szervezeteknek, így a beszámolóikkal kapcsolatban nem terheli őket letétbe helyezési és közzétételi kötelezettség.
Említésre került a jóváhagyásra jogosult szerv általi elfogadás a beszámolókkal kapcsolatban. Ezen szerv az egyesületeknél a taggyűlés, közgyűlés vagy küldöttgyűlés; az alapítványoknál pedig a kezelő szerv vagy szervezet (kuratórium).
A jelenleg hatályos jogszabályi rendelkezések értelmében a beszámolók és közhasznúsági mellékletük megküldésére kizárólag papír alapon van lehetőség.
Az OBH a civil szervezetek beszámolóinak és esetleges közhasznúsági mellékletének a közzétételéről díjmentesen intézkedik.
A civil szervezeteknek a beszámolóikkal kapcsolatos letétbe helyezési és közzétételi kötelezettségüknek minden év május 31. napjáig kell eleget tenniük. Amennyiben a civil szervezet bármilyen okból ezen határidőn belül nem tud eleget tenni a kötelezettségének, akkor azt további egy évig még pótolhatja. Ezen határidő elmulasztását követően azonban a civil szervezettel kapcsolatos nyilvántartást vezető bíróság törvényességi ellenőrzés céljából értesítést küld az ügyészség részére.
Példa a 2012. évre vonatkozó beszámoló megküldésével kapcsolatban:
„A civil szervezetek a 2012. évre vonatkozó beszámolók letétbe helyezésével és közzétételével kapcsolatos kötelezettségüknek 2013. május 31. napjáig kötelesek eleget tenni.
Amennyiben ezen határidőt elmulasztja a civil szervezet, akkor ennek teljesítésére rendelkezésre álló határidő utolsó napja 2014. május 31.”
Fontos kiemelni, hogy az OBH kizárólag azon beszámolók őrzését és kezelését végezheti, melyek esetében a beküldő szervezet pontos azonosítása (nevének és nyilvántartási számának Országos Névjegyzék alapján történő ellenőrzése révén) elvégezhető és ez alapján az érintett szervezet beszámoló letétbe helyezési kötelezettsége is megállapítható. Mindezekre figyelemmel célszerű a beszámoló megküldése előtt ellenőrizni, hogy a szükséges azonosító adatok a beszámolóból megállapíthatóak-e, illetőleg azok összhangban vannak-e az Országos Névjegyzékben az adott civil szervezetre közzétett adatokkal. Amennyiben a szervezet elnevezése, nyilvántartási száma, vagy egyéb azonosító adata tekintetében – bármely okból – eltérés tapasztalható, a nyilvántartásba vételről rendelkező törvényszéken kell a civil szervezetnek kezdeményeznie a nyilvántartási adatok tekintetében a változásbejegyzési eljárást, vagy az adatok pontosítását, javítását, figyelemmel arra, hogy az Országos Névjegyzék a törvényszéki nyilvántartási adatokból épül fel és az OBH az azonosítást ezen adatbázis alapján végzi.
Lényeges kiemelni, hogy a letétbe helyezéssel egyidejűleg a civil szervezet, ha saját honlappal rendelkezik, a közzétételi kötelezettsége kiterjed a beszámoló, valamint közhasznúsági melléklet saját honlapon történő elhelyezésére is. A civil szervezetnek a saját honlapon közzétett adatok folyamatos megtekinthetőségét legalább a közzétételt követő második üzleti évre vonatkozó adatok közzétételéig kell biztosítania.
Az OBH részére megküldött beszámolók a www.birosag.hu internetes elérhetőségen a „Társadalmi szervezetek és alapítványok névjegyzéke” megjelölés alatt - a civil szervezet nevének keresőbe történő beírásával a részletes adatok között – érhetők el és tölthetők le a közzétételt követően.
A civil szervezetek beszámolóinak az elkészítésével és azok közzétételével kapcsolatos lényeges rendelkezéseket tartalmaznak az alábbi jogszabályok:
Az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény
A civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLXXXI. törvény
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény
A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet
A civil szervezetek gazdálkodása, az adománygyűjtés és a közhasznúság egyes kérdéseiről 350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet
forrás: obh.hu